Depuis quelques années maintenant, les entreprises sont plusieurs à organiser des séminaires pour leurs employés ou leurs collaborateurs. Pour motiver les troupes, ces journées annuelles ne peuvent que représenter un atout non négligeable pour stimuler la productivité d’une entreprise. Étant un vrai défi, son organisation ne doit pas se prendre à la légère. Aussi, les choix sont multiples en ce qui concerne les activités. Pour vous aider dans l’organisation d’un séminaire, suivez notre guide étape par étape. Vous êtes sûrs de garder un bon souvenir de cet événement.
1 – Bien connaître ses participants
Il est impératif, avant d’entamer la réalisation de son projet de séminaire, de déterminer le nombre de participants. Cela vous permettra de mieux choisir la salle qui correspondra à vos besoins, vos effectifs et votre thématique.
Ensuite, il faudra prendre en compte le profil des participants :
- Le séminaire sera-t-il pour des dirigeants, pour des clients de l’entreprise, pour des salariés ?
- S’agira-t-il d’un groupe homogène ?
- Quelle sera la moyenne d’âge des participants ?
Le séminaire dans son intégralité doit être fait en pensant aux participants avant tout. Il doit donc répondre aux besoins de tous et à leurs attentes tout en tenant compte de leurs éventuels centres d’intérêt. Cela est d’autant plus important quand il s’agit d’un petit groupe ou d’un groupe géographique en particulier. Grâce à cela, vous êtes sûrs d’organiser un séminaire à la hauteur de vos attentes et de mettre en avant le bien-être de vos salariés.
2 – Déterminer des objectifs concrets et proposer une thématique
Pour organiser un séminaire d’entreprise et pour qu’il soit abouti, il est indispensable de définir ses attentes et ses cibles en amont. C’est la meilleure façon d’éviter les erreurs et de ne pas perdre de temps.
À qui va s’adresser l’évènement en question ?
S’agira-t-il d’un lancement de produit ?
De la présentation du bilan de l’entreprise ou d’une journée de team building ?
D’une rencontre pour fidéliser les contacts et les partenaires commerciaux ?
Si le but du séminaire est de créer une bonne cohésion de groupe, pourquoi ne pas proposer des Olympiades, des jeux de rôle et d’investigation ou encore des soirées karaoké et quizz ?
A contrario, si le but est de rendre un travail effectif, il vaut mieux miser sur des espaces de coworking afin d’allier activités et micro-réunions facilement.
En cas de lancement de produit, ne pas hésiter à inviter des journalistes. Pour des séminaires aux thématiques mixtes, veillez à inclure un endroit propice au divertissement et un espace conçu pour le travail.
Aussi, il est important de noter qu’un séminaire peut se dérouler en une seule journée ou le temps d’un weekend même en fonction des moyens et de la volonté de l’entreprise. Pour une excellente organisation, il faut bien choisir le format du séjour. Généralement, il s’agit de journée comprise sur les heures travaillées.
N’oubliez pas de penser à un thème accrocheur tous les ans, pour séduire les participants, et ce, si Evènement est dédié aux clients ou aux collaborateurs.
Quid de la thématique ?
La sélection d’un thème peut vous paraître être une mission assez superflue pourtant, c’est la thématique qui guidera la bonne gestion et la bonne organisation de votre séminaire.
Si vous optez pour un team building à la montagne, n’oubliez pas les descentes des pistes de ski, les soirées aux feux de cheminée ou les fondues. Un séminaire artistique lui, se déroulera à Paris par exemple, vers les nombreux musées qui y sont visibles. En ce qui concerne les activités, il est recommandé de proposer une activité sportive avec de multiples niveaux pour booster les participants.
Mais il faut que ce soit accessible à tous et que ça permette de souder la team : un laser Game, un cours de sport, une descente en Canoé. Le sport fait monter l’adrénaline et permet à chacun de se surmonter. Pour les équipes moins sportives, pensez à eux avec des activités plus soft.
3 – Trouver le lieu et les partenaires en adéquation
Pour réussir son séminaire d’entreprise, il est de mise de connaître vos motivations quant à son organisation :
Quel genre de séminaire vous voulez organiser ?
Quel est l’objectif de votre évènement ?
Combien d’invités vous désirez accueillir dans une salle ? 20, 50, 100, 200 ?
Répondez à ces questions, puis écrivez sur un support la réponse pour vous aider dans le choix du lieu du séminaire.
Si vous voulez organiser un team building, il faut penser un endroit aéré, où l’on pourra organiser une activité sportive ou artistique. Un lieu susceptible de consolider la cohésion et l’esprit d’équipe sera de mise. Néanmoins, si vous voulez plus organiser une formation à votre équipe, pensez plutôt à une salle de réunion avec vidéoprojecteur ou avec connexion internet. Il faut estimer le nombre de participants qu’il y aura, car cela vous permettra de réserver un endroit en adéquation.
N’hésitez pas à consulter nos articles sur les différentes salles prêtes à vous accueillir en région parisienne et dans les régions voisines. Vous y trouverez de grandes salles, des châteaux ou domaine avec de beaux extérieurs… Qui pourront parfaitement s’adapter à votre projet de team buiding.
Si les décisions prises au cours du séminaire doivent rester strictement privées, alors, il faudra sélectionner un endroit sécurisé. Pensez à vous retrouver dans espace propice aux échanges et à la réflexion.
4 – Optimiser et enrichir vos temps de travail
Ici, il est question de sélectionner les meilleures dates pour faire de votre séminaire un projet réussi. Nul besoin de proposer un team building quand les missions que vous avez à effectuer sont nombreuses. Cela risque de perturber le rythme mis en place pour atteindre les objectifs.
Sélectionnez une date à l’avance et communiquez-le tout au plus vite aux participants afin qu’ils puissent s’organiser. En cas de doute vous pouvez également adresser à votre personnelle une suggestion de date afin de choisir celle qui vous permettra d’avoir plus de personnes disponibles.
De base il est conseillé d’évitez :
- Les mois des vacances (juillet, août ou décembre)
- Les dates avant ou après les ponts
- Évitez les vacances scolaires et les dates se référant à des manifestations.
Ensuite, préparez un planning pour chaque participant. De ce fait, ils pourront exploiter leur temps de travail au maximum et ils pourront en profiter pour savoir quelles sont leurs obligations durant cette journée. La date dépendra donc des disponibilités de tout un chacun et du lieu à réserver. Il faut une certaine rigueur dans l’organisation et une communication assez fluide pour décider d’une date en commun.
5 – Proposer des moments forts en cohésion
Pendant une période de crise, il est à rappeler que le séminaire est de mise pour trouver des mesures qui permettront de surmonter les difficultés, mais aussi de consolider les équipes. Une entreprise se doit de motiver et de fédérer les employés afin d’obtenir des objectifs sur le long terme et pour de meilleures performances au bureau.
Durant le séminaire donc, il sera inutile d’aller charger l’emploi du temps de vos participants avec des réunions. Il est aussi important de prendre le temps de réserver des activités extraprofessionnelles. Se retrouver dans un contexte différent du travail permettra de mieux véhiculer les valeurs qui sont chères à l’entreprise.
Le respect, l’échange, la communication, la collectivité, la synergie et l’intégrité doivent être mis en avant pendant un séminaire.
En ce qui concerne les activités, elles peuvent être libres, comme le fait d’installer un baby-foot géant, faire une partie de billard… Il existe aussi des activités qui sont encadrées par des professionnels comme la Murder Party, les soirées Quizz ou les soirées de danse.
Le but c’est que les participants puissent construire quelque chose ensemble, puissent apprendre à travailler ensemble et valoriser l’esprit d’équipe.
Vous pouvez miser sur des activités ludiques et conviviales comme les ateliers de cuisine, ou mener des enquêtes policières en équipe.
Pourquoi ne pas miser sur des activités écoresponsables et citoyennes ? Rassembler les participants autour d’une thématique qui est importante comme la protection de l’environnement ne peut être qu’avantageuse.
6 – Gérer les aléas liés à l’événementiel
En tant que chef de projet, vous savez que la gestion d’un projet et surtout d’un séminaire n’est pas une chose aisée. La route peut être semée d’embûches et d’imprévus. Des aléas peuvent venir perturber la bonne marche de votre organisation. Voici quelques conseils pour gérer cela :
- Accepter l’imprévu
Il faut accepter que tout ne se passe pas forcément comme voulu et que si des événements inattendus se produisent, il ne faille pas s’affoler. Bien évidemment, il ne s’agit pas ici d’avoir une attitude fataliste, mais il s’agit de se préparer à accueillir les imprévus plutôt que de les subir. Vous ne serez donc pas découragé lors de la préparation de votre séminaire.
- Gérer ses émotions
Un imprévu peut susciter le stress, l’anxiété, la panique, la surprise ou encore la colère. En tant qu’organisateur, il est donc indispensable de maîtriser ses émotions et de ne pas les reporter sur toute votre équipe. Il faut rester positif et se concentrer sur l’objectif final : la bonne organisation de votre séminaire.
- Savoir faire preuve d’optimisme
En tant que chef de projet événementiel, il est indispensable de garder le sourire et d’être confiant en ce qui concerne ses projets. Rester focaliser sur ses objectifs n’est pas une mince affaire. Il faut être déterminé à accomplir son but et ne pas laisser les aléas se mettre en travers de votre chemin.
- Savoir s’adapter
Pour un séminaire réussi, il est indispensable de savoir rebondir face aux imprévus et surtout de s’y adapter. Avec un planning serré, il n’est pas évident de rester zen face aux nombreux obstacles. C’est pourquoi, dès la planification du projet, il faut faire preuve de souplesse et prendre en considération ces divers aléas. Il sera ainsi plus facile de les gérer par la suite et de rester ouvert pour mieux s’adapter.
- Tenir compte des nouvelles opportunités
Parfois, un événement inattendu n’engendre pas forcément du négatif. Au contraire, cet imprévu va peut-être déboucher sur des changements qui sont nécessaires : une meilleure organisation, de nouvelles priorités, de nouveaux échanges… Vous vous rendrez sûrement compte que cette trajectoire est meilleure que la précédente. Il y aura peut-être des options que vous avez oublié de reconsidérer. Justement, en saisissant cette nouvelle opportunité, votre séminaire d’entreprise ne pourra que bien se passer.
- Savoir anticiper
Bien sûr, il est quasiment impossible d’anticiper tous les imprévus. Mais pour éviter d’être pris au dépourvu, parfois il faut anticiper sur le temps que ça prendra de gérer les aléas liés à l’événement. Dès le commencement du projet, vous devez prévoir une plus grande marge de temps pour accomplir telle ou telle tâche. Vous pouvez aussi rallonger les échéances de missions plus importantes. Avec votre équipe, vous aurez donc plus de temps pour venir à bout de chaque chose inattendu.
7 – Demandez un feed-back à vos séminaristes
Le séminaire d’entreprise est un événement annuel qu’il faudra bien évidemment communiquer. Avant le jour du séminaire, il faut s’assurer de son bon déroulement.
En interne, cela se passera par un échange d’emails. Aussi, il faut prévenir les participants de la tenue à prévoir et des thématiques à aborder et il ne faut pas hésiter de faire appel à eux pour une meilleure organisation.
Après le séminaire, il est indispensable de dresser un bilan de ce qui a été dit et ce qui a été fait. C’est l’occasion de gratifier les participants, d’encourager leur travail et de relayer les photos de la journée sur les réseaux sociaux de l’entreprise. Cela va montrer l’esprit d’équipe et la cohésion de groupe qui y règne. Il est indispensable de configurer l’adresse de messagerie de chaque participant ou de créer un groupe précis.
Mais il est également important d’avoir leur ressenti sur la journée. Quand on il pensé ? Ont-il apprécié le lieu, le concept, les activités, comment se sentent-ils à l’issue du séminaire … Ces informations peuvent s’avérer précieuses pour votre prochain séminaire et voir si vous aviez bien ciblé pour cet événement, mais également si votre objectif final est atteint.
À l’heure où les réseaux sociaux sont vraiment importants, n’oubliez pas de donner un hashtag à chaque participant pour qu’ils puissent s’y conformer quand ils vont poster une photo. #monteambuilding2020 ou #seminairenomentreprise2020 …
Voilà donc les 7 étapes à suivre pour garantir un séminaire réussi et une meilleure cohésion de groupe. En suivant ces règles, non seulement vous instaurerez la bonne humeur au sein de vos équipes, mais en plus, vous allez booster leur motivation. Préparé en avance, le séminaire ne peut qu’être abouti.